プライバシーポリシー

株式会社エグジスタンス（以下「当社」といいます。）は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、業務に従事するすべての者が、その責任を認識し、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令・ガイドラインを遵守して、個人情報を適切に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

また、当社は、個人情報の取扱いが適切に行われるように従業者への教育・指導を徹底し、適切な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。

加えて、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱い及び安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し改善いたします。

1．個人情報保護の方針

当社は個人情報に関する法令と社会秩序を尊重・遵守し、個人情報の適正な取り扱いと保護に努めます。

2．個人情報の利用目的

お客様の個人情報は、以下の目的に利用いたします。

当社及び共同利用者が取り扱う事業_※に関する次の事項を行うため
1. 資料の送付、情報の提供等の営業活動
2. 契約の締結及び履行、並びに、アフターサービス等の実施
3. アンケート調査等の実施
4. お問い合わせなどに対する対応
5. 市場調査及び新商品・新サービスの開発
6. 各種イベント・セミナー・サービスのご案内
7. 会員制サービスの運営
8. 電子メールの配信サービス等の実施
9. 情報セキュリティ対策の実施、およびインシデント発生時の原因調査・連絡対応のため
10. その他これらに付帯・関連する事項
「1.」を実現することを目的として第三者に提供するため
宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿を備えるため
前各号にかかわらず、金融機関への融資打診等の結果、直近の成約に至らなかった場合において、お客様からのお申し出があった場合、または将来的な追客の可能性が完全になくなったと当社が判断した場合には、お預かりした各種書類および電磁的記録を当社の規定に基づき速やかに完全消去・破棄いたします。

※当社及び共同利用者が取り扱う事業

不動産の売買、賃貸借、仲介、管理等
住宅設備・建材等の販売

3．個人情報の
第三者提供

お客様の個人情報は、法令に基づく場合および第２条の利用目的に定める場合を除き、第三者へ提供することはございません。なお、利用目的の達成に必要な範囲内において、業務委託先である情報システムの管理事業者等へ、個人情報の取り扱いを委託する場合がございます。この場合、当社は適切な監督を行います。

4．個人情報の
共同利用

お客様の個人情報は、グループ会社である株式会社エグジスタンス・アセット・パートナーズ及び株式会社エグジスタンスと提携している保険代理店と共同して利用いたします。

利用目的
第２条記載の個人情報、および保有個人データを利用する目的と同様
共同利用する個人情報の項目
お名前、ご住所、電話番号、勤務先、メールアドレス、物件情報、成約情報等、利用目的に必要な範囲の項目
共同利用の管理責任者
当社大室

5．個人情報の取扱に関する諸手続

お客様の個人情報、および保有個人データに関する事項の通知、開示、訂正、利用停止等に関するご請求については、当社のお問い合わせ窓口までお問い合わせください。ご請求者がご本人であることをご確認させていただくとともに、当社所定の書式に必要事項をご記入いただいたうえで手続を行い、後日、原則として書面で回答いたします。

当社が、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

6．個人番号および
特定個人情報の取り扱い

当社は、本人確認書類としてマイナンバーカードの提示または写し（電磁的記録を含む）を受領する場合、表面の記載事項および顔写真のみを確認に利用し、個人番号（裏面12桁の数字）は原則として収集・取得いたしません。
お客様より受領した書類の写し等に個人番号が含まれていた場合、提出先となる金融機関等の要請または当社の管理基準に基づき、当該番号部分を復元不可能な方法でマスキング（消去）処理を施すか、以下の管理体制のもとで速やかに削除・廃棄いたします。
1. 組織的措置：管理責任者を設置し、アクセス権限を限定した担当者のみが適切に処理を行います。
2. 物理的・技術的措置：預かった書類等は、施錠可能な保管庫または高度なセキュリティ下の専用サーバで保管します。
3. 廃棄：利用目的達成後、法令で定められた保存期間を経過したデータは速やかに完全消去・廃棄します。
法令で定められた事務手続きにおいて個人番号の提供が義務付けられている場合に限り、別途利用目的を明示したうえで、法令に則り適切に取得・管理を行います。